สังคมศาสตร์ รัฐศาสตร์ การเมือง เศรษฐศาสตร์ >>
ถามและตอบให้มีประสิทธิผล
การถาม และการตอบเป็นกระบวนการสื่อสารที่กระทำอยู่ตลอดเวลา ทั้งใช้ในชีวิตประจำวัน
และการประกอบกิจการทุกอย่าง
วิธีถามและวิธีตอบที่ดีจะทำให้การสื่อสารครั้งนั้นดำเนินไปได้ด้วยดี
เกิดผลตามจุดประสงค์ที่ตั้งไว้
จุดประสงค์ของการถามและการตอบ
จุดประสงค์ของการถาม
- เพื่อจะได้ทราบข้อเท็จจริงหรือข้อคิดเห็นของอีกฝ่ายหนึ่ง
- เพื่อทดสอบว่า ผู้ตอบมีความรู้หรือไม่ หรือมีความคิดเห็นอย่างไร
- เพื่อใช้เป็นส่วนประกอบของกลวิธีให้ ความรู้หรือข้อคิดแก่บุคคลอื่น
- เพื่อแสดงอัธยาศัยไมตรี
- เพื่อแสดงความสนใจ
จุดประสงค์ของการตอบ
- เพื่อให้ข้อเท็จจริงหรือข้อคิดเห็นสนองตอบคำถาม
- เพื่อแสดงให้ผู้ถามทราบว่า ผู้ตอบมีความรู้เพียงใดหรือมีความคิดเห็นอย่างไร
- เพื่อใช้ร่วมเป็นส่วนประกอบของกลวิธีให้ความรู้หรือข้อคิดแก่บุคคลอื่น
- เพื่อสนองอัธยาศัยไมตรี
- เพื่อสนองความสนใจ
ข้อคำนึงในการถาม
ในบางครั้ง แม้ผู้ถามมีเจตนาดีที่จะหาความรู้และแสดงความเป็นมิตร
แต่ถ้าตั้งคำถามไม่ดี ความสัมพันธ์อันดีอาจขาดลงได้หรืออาจไม่ได้รับความรู้
จึงมีข้อควรคำนึงในการตอบดังนี้
- มารยาท ไม่ถามเรื่องส่วนตัวของคนที่เพิ่งรู้จัก ในบางครั้งเราต้องถามเรื่องส่วนตัวเขา เราต้องกล่าวขออภัยที่ต้องถามละลาบละล้วง และพึงละเว้นคำถามที่ไม่สุภาพ หรือก่อให้เกิดความกระดากอาย หรือกระทบกระเทือนผู้อื่น และคำถามแสดงความโอ้อวด หรือคำถามที่ยกตนข่มท่าน
- บุคคล เราต้องพิจารณาว่าผู้ที่เราถามเป็นใคร มีความสัมพันธ์กับเราแค่ไหน อยู่ในฐานะอย่างไร ทั้งนี้เพื่อเราจะได้ใช้ถ้อยคำที่เหมาะสม
- กาลเทศะ ก่อนถามควรดูกาลเทศะว่า ผู้ที่เราถามมีอารมณ์อย่างไร หากจุกจิกกวนใจเขา เขาก็อาจรำคาญไม่ตอบคำถามก็ได้ และไม่ควรถามคำถามที่ซ้ำซากบ่อยๆ
- สาระ คำถามควรมีสาระ และผู้ถามควรมีความรู้นั้นมาบ้างพอสมควร
- ภาษา คำถามควรกะทัดรัดและชัดเจน มีเนื้อความเป็นลำดับ ไม่สับสน ไม่ถามหลายๆประเด็นพร้อมกัน
วิธีตั้งคำถาม
- วิธีตั้งคำถามเพื่อให้ได้ข้อเท็จจริง คำถามประเภทนี้มักใช้คำว่า ใคร อะไร ที่ไหน เมื่อไร อย่างไร เท่าไร หรือไม่ ทำไม ฯลฯ เช่น ใครคือนักวิทยาศาสตร์คนเเรกที่ประดิษฐ์หลอดไฟฟ้า
- วิธีตั้งคำถามเพื่อได้ข้อคิดเห็น คำถามประเภทนี้อาจมีคำว่า ใคร อะไร อย่างไร ทำไม ฯลฯ เช่นเดียวกับการถามที่เกี่ยวข้องกับข้อเท็จจริง แต่ผู้ถามต้องการทราบเหตุผลมากกว่าเนื้อหาของคำถาม
- วิธีตั้งคำถามเพื่อทดสอบ คำถามประเภทนี้ในบางครั้งก็มีการออกคำสั่งกำกับไว้ด้วย เพื่อให้รู้ว่าควรจะตอบอย่างไร หรือตอบไปในแนวใด เช่น เหตุใดคนไทยทุกคนจึงต้องช่วยป้องกันและขจัดมลพิษในสิ่งแวดล้อม จงอภิปราย
- วิธีตั้งคำถามเพื่อให้ได้คำตอบหลากหลาย คำถามประเภทนี้ช่วยให้ได้ความรู้ และความคิดที่กว้างขวางยิ่งขึ้น
- วิธีตั้งคำถามเพื่อแสดงความสุภาพของผู้ถาม ผู้ถามต้องรู้จักใช้คำที่ช่วยให้คำถามนั้นสุภาพนุ่มนวล เช่น กรุณา โปรด ขอประทานโทษ ใคร่ เป็นต้น
ข้อควรคำนึงในการตอบ
- การจับประเด็น ผู้ตอบควรจับประเด็นให้ได้ว่าผู้ถามต้องการถามประเด็นใด และควรพิจารณาว่าจะตอบคำถามในแง่ไหน พยายามตอบทุกคำถาม เรียงลำดับความคิดไม่ให้สับสน
- การใช้ภาษา ผู้ตอบควรคำนึงถึงว่าผู้ฟังเป็นใคร อยู่ในฐานะใด และผู้ตอบควรใช้ภาษาที่ทำให้ผู้ฟังเข้าใจง่ายมากที่สุด
- การแสดงมารยาท ผู้ตอบควรรู้จักหลีกเลี่ยงไม่ตอบคำถามที่อาจก่อให้เกิดความกระทบกระเทือนแก่ผู้อื่นหรือตนเอง ถ้าจำเป็นต้องตอบ ควรตอบให้สุภพ
วิธีตอบ
ในการตอบคำถาม ก่อนตอบต้องแน่ใจว่าเข้าใจคำถามเป็นอย่างดี
แล้วจึงค่อยตอบคำถาม วิธีตอบที่ดีคือ
- ตอบให้ตรงคำถาม อาจต้องทวนคำถามบ้างตามสมควร
ในบางกรณีอาจขอคำยืนยันจากผู้ถามว่า
ผู้ตอบเข้าใจประเด็นที่ถามตรงตามความต้องการของผู้ถามหรือไม่ แล้วจึงตอบ
เมื่อตอบเสร็จ ควรเปิดโอกาสให้ผู้ถามภามต่อจนสิ้นข้อสงสัย
- ตอบให้แจ่มแจ้ง เป็นคำตอบที่แสดงชัดว่าผู้ตอบมีความคิดเห็นอย่างไร
เนื้อความในคำตอบไม่ค้านกันเอง ถ้าต้องตอบยาว
ควรสรุปลงท้ายไว้ด้วยเพื่อผู้ฟังจะได้จับประเด็นได้ถูกต้อง
- ตอบให้ครบถ้วน หากมีหลายคำถามต่อเนื่องกัน ต้องตอบให้ครบทุกคำถาม และตอบเรียงลำดับไป การตอบไม่ครบอาจทำให้เสียประโยชน์ ทำให้การสื่อสารไม่สมบูรณ์
วิธีสื่อสารและการใช้ภาษาในการประชุม
การส่งสารด้วยการพูด
ถามและตอบให้มีประสิทธิผล
การพูดให้สัมฤทธิ์ผล
