สังคมศาสตร์ รัฐศาสตร์ การเมือง เศรษฐศาสตร์ >>

การสื่อสารในการประชุม

        การประชุม คือ การสื่อสารอย่างหนึ่งซึ่งบุคคลพบปะกันตามกำหนดนัดหมาย โดยมีวัตถุประสงค์ต่างๆกัน อาทิเช่น เพื่อปรึกษาหารือ ร่วมกันตัดสินใจ รับทราบข้อเท็จจริงต่างๆ ข้อเสนอแนะ หรือนโยบายต่างๆ

ศัพท์เฉพาะที่ใช้ในการประชุม

1. ศัพท์ที่ใช้เรียกรูปแบบของการประชุม

แบ่งออกเป็น 2 ประเภทใหญ่ๆ ศัพท์ที่ใช้เรียกคือ

• การประชุมเฉพาะกลุ่ม เป็นการประชุมเฉพาะผู้มีสิทธิ์ และผู้มีหน้าที่เข้าประชุมเท่านั้น อาจมีผู้ที่ได้รับเชิญเป็นกรณีพิเศษด้วย สำหรับการประชุมกลุ่มทำงานตามที่ได้รับมอบหมาย ผู้เข้าประชุมก็ได้แต่สมาชิกเท่านั้นตามข้อบังคับ สำหรับการประชุมเฉพาะกลุ่มตามระเบียบข้อบังคับ เช่น การประชุมของสมาคมหรือสโมสร มีศัพท์เรียก คือ
  
  - การประชุมสามัญ เป็นการประชุมตามที่ข้อบังคับกำหนดไว้ตายตัวว่า จะต้องกระทำตามระยะเวลากำหนด เช่น เดือนละหนึ่งครั้ง ปีละหนึ่งครั้ง เป็นต้น
  
  - การประชุมวิสามัญ เป็นการประชุมตามที่ข้อบังคับเปิดโอกาสให้กระทำตามความจำเป็น เช่น กำหนดไว้ว่าประธานมีสิทธิ์เรียกประชุม หรือสมาชิกจำนวนหนึ่ง มีสิทธิ์เรียกร้องให้จัดประชุมเป็นพิเศษได้ เมื่อมีเรื่องสำคัญที่จะต้องพิจารณาโดยด่วน
  
  - การประชุมลับ เป็นการประชุมที่สมาชิกต้องการให้เป็นเช่นนั้น และได้รับความเห็นชอบจากสมาชิกส่วนใหญ่ของที่ประชุม โดยสิ่งที่จะนำไปเปิดเผยได้มีเฉพาะแต่มติหรือข้อปฏิบัติ และเปิดเผยตามกำหนดเวลาเท่านั้น ส่วนรายละเอียดการประชุมจะเปิดเผยไม่ได้
  
  นอกจากนี้รูปแบบที่ย่อยๆของการประชุมเฉพาะกลุ่มยังมีอีกมาก บางรูปแบบยังไม่มีศัพท์เรียก แต่ศัพท์ที่สำคัญที่รู้จักกันแพร่หลาย ดังนี้
  
  - การประชุมปรึกษา เป็นการประชุมของกลุ่มบุคคลที่มีภารกิจร่วมกัน ผู้ที่มาประชุมกันนั้นอาจเป็นคณะกรรมการที่ได้รับแต่งตั้งขึ้นให้ทำหน้าที่ต่อเนื่องเป็นระยะเวลานาน หรือชั่วคราวหรืออาจไม่ได้อยู่ในรูปของคณะกรรมการเลยก็ได้ โดยภารกิจเป็นการค้นหาความจริง วางนโยบาย เสนอแนะแนวทางปฏิบัติ ซึ่งการประชุมจะเสร็จสิ้นก็ต่อเมื่อได้ผลสรุปออกมา
  
  - การประชุมปฏิบัติการ เป็นการประชุมของคณะบุคคล ที่ปฏิบัติงานประเภทเดียวกันหรือเกี่ยวข้องซึ่งกันและกัน จุดมุ่งหมายของการประชุมปฏิบัติการ คือ เพื่อแสวงหาความรู้ ความเข้าใจ และแนวทางปฏิบัติงานให้เกิดผลสัมฤทธิ์สูงสุด มีการฟังบรรยาย และลงมือทดลองปฏิบัติจริง
  
  - การสัมมนา หรือ การประชุมสัมมนา เป็นการประชุมเฉพาะกลุ่มตามหัวข้อที่กำหนดเพื่อแลกเปลี่ยนความรู้ ความคิด และประสบการณ์ แล้วประมวลข้อคิดและข้อเสนอแนะจากที่ประชุม หัวข้อในการสัมมนามักจะเป็นเรื่องวิชาการ หรือหัวข้อที่เป็นประโยชน์ต่อสังคม
  
  - การประชุมชี้แจ้ง เป็นการประชุมที่หัวหน้าหรือผู้รับผิดชอบของหน่วยงาน เรียกบุคคลที่เกี่ยวข้องภายในหน่วยงานนั้นมาให้ประชุมกันเพื่อรับทราบข้อเท็จจริง นโยบาย หลักการ แนวทางปฏิบัติงาน เพื่อให้เข้าใจตรงกัน
  
  - การประชุมใหญ่ คือการประชุมที่เปิดโอกาสให้สมาชิกขององค์การทั้งหมดเข้าร่วมประชุมแสดงความเห็น องค์การนี้ หมายถึง กลุ่ม ชมรม สหภาพ สโมสร สมาคม เป็นต้น
  
• การประชุมสาธารณะ หมายถึง การประชุมที่เปิดโอกาสให้บุคคลภายนอกเข้าร่วมฟังได้ และเปิดโอกาสให้ซักถามแสดงความคิดเห็นเกี่ยวกับประเด็นต่างๆตามหัวข้อประชุม โดยปกติในการประชุมสาธารณะ ผู้ที่อยู่ในที่ประชุมนั้นแบ่งออกเป็น 2 ฝ่าย คือ ฝ่ายหนึ่งเป็นผู้อภิปรายหรือบรรยาย อีกฝ่ายเป็นผู้ฟังหรือผู้ซักถาม

 

2. ศัพท์ที่ใช้เรียกบุคคลที่เกี่ยวข้องกับการประชุม

การประชุมทุกรูปแบบ มีบุคคลที่เกี่ยวข้องหลายฝ่าย ที่สำคัญๆมีดังนี้

• ผู้จัดประชุม คือผู้ริเริ่มให้เกิดการประชุมขึ้น เป็นผู้กำหนดเรื่องประชุม วางกำหนดการประชุม กำหนดตัวบุคคลให้เป็นผู้เข้าประชุม รวมทั้งเตรียมการบันทึกผลการประชุม ผู้จัดประชุมอาจเป็นบุคคลหรือคณะกรรมการหรือองค์การก็ได้
  
• ผู้มีสิทธิ์เข้าประชุม ได้แก่ บุคคลที่ได้รับเชิญ หรือได้รับแต่งตั้งให้เข้าประชุม หรือมีสิทธิ์โดยประการใดประการหนึ่งที่จะเข้าประชุมได้ สามารถที่จะมีสิทธิ์อภิปรายได้ ตั้งข้อเสนอให้ที่ประชุมพิจารณา และถ้ามีการลงมติ ก็มีสิทธิ์ออกเสียงได้
  
• ผู้เข้าประชุม หมายถึง ผู้มีสิทธิ์เข้าประชุมที่ได้เข้ามาปรากฏตัวอยู่ ณ ที่ประชุมนั้นและพร้อมที่จะทำหน้าที่มีส่วนร่วมแสดงความคิดเห็นในการประชุม
  
• องค์ประชุม หมายถึง ผู้มีสิทธิ์เข้าประชุมตามที่ข้อบังคับได้ตราไว้ว่าจะต้องมีอย่างน้อยกี่คนจึงจะเปิดประชุมและดำเนินการประชุมได้ ถ้าผู้เข้าประชุมยังมาไม่ครบตามจำนวนที่กำหนดไว้ก็ถือว่ายังไม่ครบองค์ประชุม การประชุมจะดำเนินไปไม่ได้ ในกรณีที่ไม่มีข้อบังคับ เราจะถือว่าถ้ามีผู้มาประชุมไม่น้อยกว่ากึ่งหนึ่งของจำนวนผู้มีสิทธิ์เข้าประชุม จึงจะครบองค์ประชุม และในขณะที่กำลังประชุมกันอยู่ ถ้ามีผู้ออกจากที่ประชุมไปจนเหลือไม่ครบองค์ประชุม การประชุมจำเป็นต้องยุติลง

ในการประชุมเฉพาะกลุ่ม ผู้มีสิทธิ์เข้าประชุมมีหน้าที่ต่างกันไป จึงได้มีการบัญญัติศัพท์ดังนี้

• ประธาน คือ ผู้ทำหน้าที่ควบคุมการประชุมทั้งหมด
• รองประธาน คือ ผู้ทำหน้าที่แทนประธานเมื่อประธานไม่อยู่
• เลขานุการ คือ ผู้ทำหน้าที่จัดระเบียบวาระการประชุม โดยความเห็นชอบของประธานบันทึกรายงานการประชุม และจัดอำนวยความสะดวก
• ผู้ช่วยเลขานุการ คือ ผู้ทำหน้าที่ช่วยเลขานุการ
• กรรมการ คือ ผู้ทำหน้าที่พิจารณาเรื่องที่อยู่ในวาระการประชุม และตั้งข้อเสนอให้ที่ประชุมพิจารณา
• คณะอนุกรรมการ หมายถึง คณะบุคคลที่ได้รับการแต่งตั้งให้ทำหน้าที่เฉพาะเรื่องใดเรื่องหนึ่งที่แคบลงไปกว่าขอบเขตหน้าที่ของคณะกรรมกรา

นอกจากนี้การประชุมคณะกรรมการของสมาคม สโมสร ชมรม กลุ่ม ฯลฯ อาจมีตำแหน่งสำคัญ ดังนี้

• เหรัญญิก คือ ผู้ทำหน้าที่รับผิดชอบด้านการเงิน
• ประชาสัมพันธ์ คือ ผู้ทำหน้าที่เผยแพร่ข่าวสาร และสร้างสรรค์ความสัมพันธ์ที่ดีแก่ทุกฝ่ายที่เกี่ยวข้อง
• ประธานฝ่ายหาทุน คือ ผู้ทำหน้าที่หาทุนให้แก่องค์การ เพื่อใช้ค่าใช้จ่ายในกิจกรรมต่างๆ
• ประธานฝ่ายวิชาการ คือ ผู้ทำหน้าที่จัดกิจกรรม เเละงานวิชาการด้านต่างๆ
• ประธานในพิธีเปิดและปิดการประชุม กับประธานที่ทำหน้าที่ควบคุมการประชุม ตามปกติ ประธานในพิธีเปิดและปิดจะเป็นคนละคนกัน อาจมีบ้างที่เป็นคนเดียวกัน ซึ่งประธานในพิธีมักจะเป็นผู้อาวุโส มีตำแหน่งสูง สำหรับประธานที่ทำหน้าที่ควบคุมการประชุมนั้น ผู้จัดการประชุมจะต้องกำหนดตัวบุคคลขึ้นเพื่อทำหน้าที่เป็นช่วงๆไปตามที่กำหนดไว้ในลำดับของการประชุม
• พิธีกร ในการประชุมสาธารณะมักมีพิธีกรคนหนึ่งหรือสองคน เป็นผู้ดูแลความเรียบร้อยของที่ประชุมทั้งหมด สร้างบรรยากาศให้แจ่มใส และให้ความสะดวกอื่นๆแก่ผู้เข้าประชุม รวมทั้งกล่าวเชิญคณะผู้อภิปรายและผู้บรรยายให้เริ่มรายการเมื่อถึงกำหนดเวลา
• ที่ประชุม หมายถึงบุคคลผู้เข้าประชุมทั้งหมด ไม่ว่าจะเป็นการประชุมเฉพาะกลุ่มหรือการประชุมสาธารณะ แต่ไม่รวมผู้จัดการประชุม แต่ไม่ได้หมายถึงสถานที่ประชุม

3. ศัพท์ที่ใช้เรียกเรื่องที่ประชุม มีดังนี้

• ระเบียบวาระ หมายถึง หัวข้อในการประชุมตามที่เลขานุการโดยความเห็นชอบของประธานเป็นผู้จัดลำดับไว้เป็นเรื่องๆไป แต่ละเรื่องเรียกว่าวาระที่ 1 วาระที่2 ตามลำดับ
  
• กำหนดการประชุม ใช้ในการประชุมสาธารณะ และการประชุมเฉพาะกลุ่มชนิดอื่น เช่น การประชุมสัมมนา การประชุมปฏิบัติการ เป็นต้น ซึ่งเรื่องที่ประชุมกันมีเพียงเรื่องเดียว สำหรับการกำหนดประชุมที่เต็มรูปแบบคือ มักจะเริ่มด้วยการลงทะเบียนสำหรับผู้เข้าประชุม พิธีเปิด การบรรยายหรือการอภิปรายเป็นคณะ และการเปิดคาบเวลาอภิปรายทั่วไป จากนั้นอาจมีการแบ่งผู้เข้าประชุมออกเป็นกลุ่มย่อยตามที่หัวข้อกำหนด ลำดับสุดท้ายเป็นการประชุมรวมเพื่อฟังผลรายงานการอภิปรายของกลุ่มย่อย และเปิดคาบเวลาอภิปรายทั่วไปอีกครั้งหนึ่ง แล้วจึงปิดพิธี

4. ศัพท์ที่ใช้เรียกวิธีสื่อสารในการประชุม มีดังนี้

• เสนอ หมายถึง บอกให้ที่ประชุมพิจารณาเรื่องใดเรื่องหนึ่ง โดยได้ความแจ่มชัด
• ข้อเสนอ หมายถึง ข้อความที่เสนอทั้งหมด ทั้งที่เป็นลายลักษณ์อักษรหรือด้วยวาจา
• สนับสนุน หมายถึง แสดงความเห็นด้วยกับข้อเสนอ
• คัดค้าน หมายถึง แสดงความไม่เห็นด้วยกับข้อเสนอ หรืออาจขอแก้ไขในบางส่วนบางประเด็น
• อภิปราย หมายถึง แสดงความคิดเห็นทั้งในเชิงสนับสนุนหรือคัดค้าน ทั้งนี้ต้องเหตุผลประกอบ
• มติของที่ประชุม หมายถึง ข้อตัดสินใจของที่ประชุมเพื่อให้นำไปปฏิบัติ มติของที่ประชุมอาจเป็น มติโดยเอกฉันท์คือเห็นพร้องต้องกันทุกคน หรือมติโดยเสียงข้างมากคือมีผู้เข้าประชุมส่วนน้อยไม่เห็นด้วย

วิธีสื่อสารและการใช้ภาษาในการประชุม
การส่งสารด้วยการพูด
ถามและตอบให้มีประสิทธิผล
การพูดให้สัมฤทธิ์ผล

ที่มา : http://www.mwit.ac.th/~saktong/th%20101/lesson3_5.htm