ความรู้ทั่วไป สารนิเทศ การศึกษา คอมพิวเตอร์ >>

การวิเคราะห์ระบบ

Gibson & Hughes (1994) ให้ความหมายว่า ระบบ คือเซตของหน่วยที่สัมพันธ์กัน ทำงานร่วมกัน เพื่อจุดประสงค์เฉพาะอย่างใดอย่างหนึ่ง

Senn (1989) กล่าวว่า ระบบหมายถึง กลุ่มขององค์ประกอบที่สัมพันธ์ ทำงานร่วมกันเพื่อจุดมุ่งหมายบางประการ

OZ (2002) ได้ให้ความหมายไว้ดังนี้ ระบบ คือเซตขององค์ประกอบที่สัมพันธ์กัน ทำงานร่วมกัน เพื่อจุดประสงค์อย่างหนึ่ง หรือหลายอย่าง

จากความหมายของระบบดังกล่าวมาแล้ว สามารถสรุปได้ดังนี้

1. ระบบประกอบด้วยองค์ประกอบ
2. องค์ประกอบต้องสัมพันธ์กัน ทำงานร่วมกัน เพื่อจุดมุ่งหมายเดียวกัน
3. ระบบต้องมีจุดมุ่งหมาย
4. ระบบจะเกิดขึ้นในสภาพแวดล้อม และแยกออกจากสภาพแวดล้อมโดยขอบเขตบางอย่าง
5. ระบบจะมีข้อมูลนำเข้า และมีผลลัพธ์

องค์ประกอบ (Component) องค์ประกอบของระบบ คือส่วนย่อยต่าง ๆ ที่ประกอบเป็นระบบ องค์ประกอบที่สัมพันธ์กันหมายความว่า หน้าที่ขององค์ประกอบหนึ่งจะมีความเกี่ยวข้องกับหน้าที่ของอีกองค์ประกอบอื่น

ระบบ (System)

ทุกระบบจะมีเส้นแบ่งระหว่างภายในและภายนอกระบบ เส้นแบ่งนี้เรียกว่าขอบเขต (Boundary) สิ่งที่อยู่นอกระบบคือ สภาพแวดล้อม (Environment) ระบบจะต้องมีปฏิสัมพันธ์กับสภาพแวดล้อม ภายในระบบจะมีระบบย่อย (Sub-system) ซึ่งทำหน้าที่ ในการควบคุมการปฏิบัติงานของระบบให้เป็นไปตามที่ได้ตั้งวัตถุประสงค์ไว้

ประเภทของระบบ

ระบบสามารถแบ่งตามลักษณะต่าง ๆ ได้เป็น 4 ประเภท คือ

1. ระบบเชิงกายภาพ (Physical System)
   หมายถึงระบบที่ทำงานโดยใช้ทรัพยากร เชิงกายภาพ เช่น วัตถุดิบ เครื่องจักร บุคลากร ระบบเชิงกายภาพเป็นระบบที่สามารถมองเห็นได้ เช่น ระบบการผลิตรถยนต์
2. ระบบเชิงแนวคิด (Conceptual System)
   หมายถึงระบบซึ่งเกี่ยวกับหลักการ หรือทฤษฎี อยู่ในรูปแบบของคำอธิบายถึงความสัมพันธ์ระหว่างองค์ประกอบต่าง ๆ ในระบบ
3. ระบบเปิด (Open System)
   หมายถึงระบบที่มีความเกี่ยวข้องกับสภาพแวดล้อม ระบบนี้จะมีปฏิกิริยาต่อสภาพแวดล้อมที่เปลี่ยนแปลงไป เช่น ระบบการผลิตสินค้า จะมีปฏิกิริยาตอบสนองต่อการเปลี่ยนแปลงทางธุรกิจ
4. ระบบปิด (Closed System)
   หมายถึงระบบที่ไม่มีความเกี่ยวพันกับสภาพแวดล้อม ระบบลักษณะนี้จะเกิดขึ้นเฉพาะการทดลองในห้องปฏิบัติการที่มีการควบคุมอย่างเข้มงวด

องค์กรธุรกิจในทัศนะของระบบ

จากความหมายและลักษณะของระบบดังที่ได้กล่าวมาแล้ว องค์กรทางธุรกิจ ก็สามารถมองเป็นระบบได้ ทั้งนี้เพราะมีองค์ประกอบพื้นฐานของระบบอย่างสมบูรณ์ นั่นคือมีส่วนนำเข้า เช่น วัตถุดิบ เครื่องจักร เงินทุน มีส่วนที่เป็นผลลัพธ์ เช่น กำไร ผลิตผลที่ได้จากการผลิต การตลาด องค์กรทางธุรกิจจะประกอบด้วยระบบย่อยที่ทำหน้าที่ต่าง ๆ กัน เช่น ฝ่ายบุคคล ฝ่ายจัดซื้อ ฝ่ายการตลาด ฝ่ายการเงิน ฝ่ายบริหาร ซึ่งมีความสัมพันธ์ซึ่งกันและกัน

 

สารสนเทศและระบบสารสนเทศ

• ข้อมูล (Data) คือ ความจริงที่เกี่ยวข้องกับมนุษย์ สัตว์ สิ่งของ หรือ เหตุการณ์ต่าง ๆ ทั้งนอก หรือ ในองค์กร
• สารสนเทศ (Information) หมายถึง สิ่งที่ได้จากการเปลี่ยนแปลงข้อมูลดิบให้อยู่ในรูปที่มีความหมายและเป็นประโยชน์ต่อมนุษย์

คุณภาพของสารสนเทศ

Martin (1994) ได้กล่าวถึงคุณลักษณะของสารสนเทศที่มีคุณภาพไว้ดังนี้

1. ตรงตามความต้องการ (Relevancy) สารสนเทศสามารถตอบคำถามในลักษณะที่เจาะจงได้
2. ความตรงต่อเวลา (Timeline) สารสนเทศที่ผลิตออกมานั้น จะผลิตออกมาทันกับความต้องการของผู้ใช้
3. ความเที่ยงตรง (Accuracy) สารสนเทศจะต้องไม่ทำให้เกิดความเข้าใจผิด และมีข้อผิดพลาด ลักษณะที่บ่งบอกถึงความเที่ยวตรงได้แก่
   ความสมบูรณ์ (Completeness)
   ความถูกต้อง (Correctness)
   ความปลอดภัย (Security)
4. ประหยัด (Economy) ในการผลิตสารสนเทศจะต้องใช้ทรัพยากรที่ไม่แพงนัก
5. มีประสิทธิภาพ (Efficiency) หมายถึง ศักยภาพในการพัฒนาสารสนเทศต่อหนึ่งหน่วยของทรัพยากรที่ใช้

ระบบสารสนเทศ (Information System)

เป็นเซตขององค์ประกอบที่สัมพันธ์กัน ซึ่งรวบรวม ประมวลผล จัดเก็บและเผยแพร่สารสนเทศเพื่อสนับสนุนการตัดสินใจ และการควบคุมในองค์กร โครงสร้างของระบบสารสนเทศจะประกอบด้วย 4 ส่วนใหญ่ ๆ คือ

1. ข้อมูลนำเข้า คือข้อมูลที่จำเป็น เพื่อนำเข้าสู่ระบบ
2. การประมวลผล คือการเปลี่ยนรูปแบบข้อมูลให้อยู่ในรูปที่มีความหมาย ซึ่งอาจได้แก่การคำนวณ การสรุป การจัดหมวดหมู่ของข้อมูล การประมวลผลประกอบด้วย องค์ประกอบย่อยดังนี้

1. บุคลากร
2. กระบวนการ
3. ฮาร์ดแวร์
4. ซอฟต์แวร์
5. แฟ้มข้อมูล

สารสนเทศ คือผลลัพธ์ที่ได้จากการประมวลผล
ข้อมูลย้อนกลับ (Feedback) เป็นส่วนที่ใช้ในการควบคุมการทำงานของการประมวลผล เพื่อให้การประมวลผลนั้นบรรลุตามวัตถุประสงค์ที่ตั้งไว้

ประเภทของสารสนเทศที่ใช้ในองค์กร

1. ระบบประมวลผลรายการ (Transaction Processing System : TPS) ระบบนี้เป็นพื้นฐานของระบบธุรกิจ เป็นระบบที่ช่วยผู้บริหารระดับปฏิบัติการ ระบบจะใช้คอมพิวเตอร์ในการบันทึกรายการประจำวันในการทำธุรกิจ เช่น ระบบการสั่งซื้อ ระบบการจองห้องพัก ระบบเงินเดือนและค่าจ้าง
   
2. ระบบสารสนเทศเพื่อการบริหาร (Management Information System : MIS) ระบบที่ผลิตสารสนเทศที่ผู้บริหารต้องการเพื่อใช้ในการบริหารงานให้เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ
   
3. ระบบสนับสนุนการตัดสินใจ (Decision Support System : DSS) เป็นระบบที่พัฒนาขึ้นเพื่อช่วยให้การตัดสินใจของผู้บริหารเป็นไปอย่างสะดวก และผิดพลาดน้อยที่สุด ระบบสนับสนุนการตัดสินใจที่ดี มีลักษณะดังนี้
   - ระบบต้องใช้ช่วยผู้บริหารในกระบวนการตัดสินใจ
   - สามารถสนับสนุนการตัดสินใจได้ทุกระดับ
   - มีความสามารถในการจำลองสถานการณ์ และมีเครื่องมือที่ใช้ในการวิเคราะห์เพื่อช่วยผู้ตัดสินใจ
   - สามารถติดต่อกับฐานข้อมูลขององค์กรได้
   - เป็นระบบที่ตอบโต้กับผู้ใช้ได้ ใช้งานง่าย และสะดวก
   
4. ระบบสารสนเทศเพื่อผู้บริหารระดับสูง (Executive Support System : ESS) เป็นระบบที่ช่วยให้ผู้บริหารระดับสูงติดตามผลการปฏิบัติงานขององค์กร ติดตามกิจกรรมของคู่แข่ง ชี้ให้เห็นปัญหา มองหาโอกาส และคาดคะเนแนวโน้ม ต่าง ๆ ในอนาคต
   
5. ระบบผู้เชี่ยวชาญ (Expert System : ES) ระบบที่ทำหน้าที่วิเคราะห์หาคำตอบจากข้อมูลที่ป้อนเข้าไปแบบโต้ตอบ ระบบประกอบด้วยส่วนสำคัญ 3 ส่วน คือ
   - ส่วนฐานความรู้
   - ส่วนควบคุมการวิเคราะห์ข้อมูล
   - ส่วนติดต่อกับผู้ใช้
   - ระดับการบริหารงานในองค์กรและการใช้สารสนเทศ มี 3 ระดับ คือ
   1. การบริหารงานของผู้บริหารระดับกลยุทธ์ (Strategic Management)
   เกี่ยวข้องกับการกำหนดนโยบาย เป้าหมาย และทิศทางขององค์กรว่าจะมุ่งไปทางไหน ผู้บริหารกลุ่มนี้ได้แก่ กรรมการผู้จัดการใหญ่ ประธานกรรมการ รองประธานกรรมการ
   
   2. การบริหารของผู้บริหารระดับยุทธวิธี (Tactic Management)
   เกี่ยวข้องกับการวางแผนและควบคุมการดำเนินการขององค์กรให้เป็นไปตามกลยุทธ์ที่ผู้บริหารระดับสูงกำหนดไว้แล้ว ผู้บริหารกลุ่มนี้ได้แก่ ผู้จัดการ หัวหน้าฝ่าย และผู้อำนวยการ เป็นต้น
   
   3. การบริหารของผู้บริหารระดับปฏิบัติการ (Operation Management)
   ผู้บริหารระดับปฏิบัติการ ทำหน้าที่หลักในการควบคุมการดำเนินการขององค์กรให้เป็นไปตามแผนกลยุทธ์ที่ได้กำหนดไว้แล้ว เช่น การจัดซื้อวัตถุดิบ การจัดส่งสินค้า เป็นต้น