สังคมศาสตร์ รัฐศาสตร์ การเมือง เศรษฐศาสตร์ >>

สาเหตุของความสำเร็จในขั้นตอนวางแผนของการนำ ERP มาใช้

1. การเน้นการปฏิรูปจิตสำนึก
เน้นการปฏิรูปความคิดและจิตสำนึกภายในบริษัทว่า จะทำการปฏิรูปองค์กรก่อนการนำ ERP มาใช้ โดยผู้บริหารจะต้องเป็นผู้นำในการดำเนินกิจกรรมเพื่อปฏิรูปจิตสำนึกของแต่ละฝ่าย ภายในบริษัท หลังจากการปฏิรูปจิตสำนึกแล้ว ผู้บริหารสูงสุดต้องประกาศให้ทราบถึงการดำเนินการปฏิรูป โดยนำ ERP เข้ามาใช้เป็นเครื่องมือดำเนินการดังกล่าว และจะต้องไม่ยึดติดกับวิธีการจัดการ วิธีการทำงานที่ผ่านมา

2. มีการทำแผนปฏิรูปล่วงหน้า
หลังจากการปฏิรูปจิตสำนึกแล้ว ควรมีการปฏิรูปวัฒนธรรมและวิถีขององค์กร การปฏิรูปการบริหาร การปฏิรูปการทำงาน โดยให้ทุกฝ่ายภายในบริษัทเข้ามามีส่วนร่วม รวมทั้งบุคลากรที่อยู่ในสายการผลิต

3. การเลือกผู้จำหน่าย ERP package ที่เหมาะสม
การเลือก ERP package ที่เหมาะสม จะมีผลต่อความสำเร็จมาก ดังนั้นจึงจำเป็นต้องประเมิน ERP package และประเมินผู้จำหน่ายจากหลายแง่หลายมุม โดยเฉพาะการนำ ERP มาใช้นั้น หมายถึงการจะต้องทำ outsourcing ให้ผู้จำหน่าย ERP package ทำการสร้างระบบสารสนเทศขององค์กรที่เป็นหลักต่อไปในอนาคต ดังนั้นจึงจำเป็นต้องเป็นผู้จำหน่ายที่สามารถ คาดหวังว่าจะทำการพัฒนาปรับปรุง ERP package อย่างต่อเนื่องและมีการบริหารจัดการที่มั่นคงต่อไปอนาคต

4. การเลือกที่ปรึกษาที่เหมาะสม
การเลือกที่ปรึกษา ควรต้องพิจารณาว่าเชี่ยวชาญใน ERP package ไหนและเชี่ยวชาญในธุรกิจการดำเนินงานแบบใด โดยคิดไว้เสมอว่าที่ปรึกษาให้การสนับสนุนชั่วคราวเท่านั้น จึงต้องพยายามสร้างบุคลากรเพื่อเป็นแกนหลักภายใน

5. การกำหนดขอบเขตการนำมาใช้และ scenario การนำมาใช้อย่างชัดเจน
กำหนดขอบเขตของการนำ ERP มาใช้พร้อม ๆ กับทำแผนการปฏิรูป ซึ่งอาจจะเลือกทำในลักษณะรวมระบบงานทั้งหมดเข้าด้วยกันทีเดียว หรือในขั้นแรกจะจำกัดไว้เพียงในขอบเขตของงานบาง ประเภทท่านั้น แล้วจึงขยายขอบเขตการรวมระบบงานออกไป ทั้งนี้ต้องคำนึงถึงการปฏิรูปให้ห่วงโซ่ของมูลค่าของกิจกรรมมีประสิทธิผลสูงสุดด้วยวิธีการบูรณาการระบบงาน ไม่ว่าจะเลือกแบบใดก็ตามต้องเข้าใจว่าการจำกัดขอบเขตของงานให้แคบมากเกินไป จะทำให้ประสิทธิผลในเชิงจัดการของการนำ ERP มาใช้ ลดลง และควรรวม function ที่เกี่ยวข้องกับการประเมินและการวัดผล เช่น การบัญชีการเงิน, การบัญชีบริหาร เข้าไว้ด้วยเพื่อช่วยในการเชื่อมโยง ERP เข้ากับการปฏิรูปการบริหาร

สาเหตุของความสำเร็จในขั้นตอนพัฒนาการนำ ERP มาใช้

1. การกำหนดรูปแบบธุรกิจ
มีการกำหนดรูปแบบธุรกิจเป้าหมายโดยรวมการปฏิรูปเอาไว้ด้วย รูปแบบธุรกิจ คือการกำหนดแนวทางหรือ scenario ของธุรกิจ โดยปกติมักจะกำหนดไว้หลายรูปแบบขึ้นอยู่กับประเภทสินค้าและ บริการที่บริษัทเสนอให้แก่ลูกค้า ซึ่งมีข้อควรระวัง
- การใช้ business process scenario ของ ERP package อย่างมีประสิทธิผล โดยจำเป็นที่จะต้องทำความเข้าใจถึงรูปแบบธุรกิจที่ ERP package สามารถทำได้เพื่อให้สามารถใช้งานได้อย่างเต็มที่มีประสิทธิผล
- การเลือกเวลาเริ่มการทำต้นแบบ (prototyping) อย่างเหมาะสม โดยใช้แนวทางขั้นตอนที่กำหนด business scenario เป้าหมายให้เสร็จก่อน จึงค่อยทำต้นแบบ ทำการทดสอบและประเมิน business scenario ที่กำหนด

2. การออกแบบ business process
ทำการออกแบบ business process โดยรวมการปฏิรูปการทำงานเข้าไว้ด้วยตาม Business scenario ที่ต้องการและกำหนดไว้ ซึ่งมีข้อควรระวัง
- สำนึกถึงความสำคัญของการออกแบบ business process รวมเอาการปฏิรูปการทำงานไว้เป็นปัจจัยสำคัญ ระวังไม่ให้ขั้นตอนการพัฒนาของการนำ ERP มาใช้ กลายเป็นเพียงโครงการเพื่อพัฒนาระบบสารสนเทศ
- ใช้ business process ของ ERP package อย่างมีประสิทธิผล โดยการออกแบบ business process ต้องอาศัยวิธีการที่เรียกว่าการวิเคราะห์ FIT/GAP (การวิเคราะห์ความเหมาะสม) ซึ่งเปรียบเทียบ business scenario และ business process ที่วางแผนกับ business scenario และ business process ที่ ERP package สามารถนำเสนอได้และทำการวิเคราะห์ว่าจุดที่แตกต่างกันคือจุดใด แล้วจึงร่างแผนว่าจะแก้ไขจุดที่แตกต่างกันอย่างไร ความสามารถในการคิดหาแนวทางทดแทนได้อย่างรวดเร็ว เป็นปัจจัยสำคัญของความสำเร็จหรือความล้มเหลว
- ออกแบบโดยแบ่งแยก business process และ operation process เป็นสิ่งสำคัญ โดยไม่ปะปน flow ของงานที่เป็นสาระสำคัญ (business process) กับการใช้งานบนหน้าจอ(operation process) เข้าด้วยกัน
- ใช้ template ให้เป็นประโยชน์ Template คือ ERP package ที่สามารถใช้งานได้ทันที โดยมีการกำหนด parameter ไว้ล่วงหน้า และรวมถึงเอกสารอธิบาย, flow การทำงาน,คู่มือการทำงาน, เอกสารสรุปการออกแบบ add on ฯลฯ ปัจจุบัน เริ่มมีการนำเสนอ ERP package ในรูปแบบของ template ที่สามารถใช้งานได้ทันที ซึ่ง template นี้ได้รับการพัฒนาโดยผู้จำหน่าย ERP package หรือที่ปรึกษา

3. การทำต้นแบบ (prototyping) ของ ERP package
ขั้นสุดท้ายของการออกแบบ business process คือ การพัฒนาระบบ ERP ที่จะนำไปใช้งานจริงโดยการกำหนด parameter ของ ERP package ให้ดำเนินการตาม business scenario และ business process ที่ออกแบบไว้ ซึ่งมีข้อควรระวัง
- การกำหนด parameter ของ ERP package ที่จะสะท้อน business scenario และ business process ที่ออกแบบอย่างถูกต้องนั้น ทำโดยใช้เครื่องมือกำหนด parameter ที่ ERP package มีให้ และควรสะท้อน business scenario และ business process ที่ออกแบบอย่างถูกต้อง
- บันทึก parameter ที่กำหนดเป็นเอกสารเก็บไว้ โดยทั่วไป เครื่องมือกำหนด parameter ของ ERP package นั้นจะออกแบบลักษณะ interactive ซึ่งสามารถเปลี่ยนแปลงหรือกำหนด parameter ได้โดยง่าย

4. การทดสอบและการประเมิน business process และการออกแบบ business process ซ้ำ
การออกแบบกระบวนการทางธุรกิจโดยการเลือกกระบวนการทางธุรกิจจาก package ตามรูปแบบธุรกิจ แล้วกำหนด parameter พัฒนาให้เป็นระบบ ERP นั้นอาจไม่สำเร็จใน ครั้งแรกทีเดียว ส่วนใหญ่จะเป็นการพัฒนาที่ต้องทำแบบทวนซ้ำเป็นวงจร(cycle) ซึ่งต้อง ประกอบด้วยวงจร
- การออกแบบ business process ออกแบบ business process อย่างหยาบๆ ตามScenario ที่ต้องการ
- การทดสอบและการประเมินด้วยต้นแบบ (prototype) เพื่อประเมินว่าจุดใดที่ยังขาดและจุดใดที่จำเป็นต้องเปลี่ยนแปลง สิ่งสำคัญคือต้องคำนึงถึงการร่วมทำการประเมินของผู้ที่อยู่หน้างานซึ่งจะเป็นผู้ใช้ระบบ ERP จริง ทั้งนี้เพื่อให้ได้รับความเห็นชอบและเกิดความเข้าใจล่วงหน้า และการมีส่วนร่วมในการวางแผนและการประเมินผลนี้ยังเป็นการให้ความรู้เกี่ยวกับ ERP ล่วงหน้าแก่ผู้ที่อยู่หน้างาน ซึ่งจะทำให้การนำ ERP มาใช้ประสบความสำเร็จ
- การ feedback ไปยังการออกแบบ business process ผลการทดสอบและการประเมินต้นแบบจะนำไปใช้ในการออกแบบแผนทดแทน business process อีกครั้ง ซึ่งเป็นการกลับไปยังการเริ่มทบทวนการออกแบบ business process ซึ่งบางครั้งต้องพิจารณาทบทวน business scenario หรือ การออกแบบ business process ในรายละเอียดที่ไม่ได้รวมไว้ในตอนแรก
- การ feedback ไปยังต้นแบบ (prototype) จากผลดังกล่าว จะทำการเพิ่มเติมและเปลี่ยนแปลงการกำหนด parameter ของ ERP package อีกครั้ง และ feedback ไปยังการพัฒนาต้นแบบ

5. การเลือกพัฒนาแบบ add on และการสร้างระบบภายนอก
ในการพัฒนา business process ตาม business scenario ที่ต้องการนั้น ถ้าหากเป็นไปได้ควรเลือกจาก business มาตรฐานที่มีให้เลือกใน ERP package แต่ในบางครั้ง function ที่ ERP package มีให้ไม่เพียงพอ กรณีเช่นนี้จะต้องเลือกอย่างเหมาะสมว่าจะ ทำการพัฒนา แบบ add on หรือ สร้างระบบภายนอก
- กรณีที่เลือกพัฒนาแบบ add on โดยเป็นการ customize ERP package ซึ่งอาจจะมี การเปลี่ยนแปลงรูปแบบหน้าจอ การพิมพ์แบบฟอร์มบันทึกในรูปแบบพิเศษของบริษัทโดยเฉพาะ การสร้าง interface สำหรับการแลกเปลี่ยนข้อมูลกับระบบเดิมที่บริษัทมีอยู่ ถือว่าเป็นการพัฒนาแบบ add on
- กรณีที่เลือกการสร้างระบบภายนอก อาจมีกรณีที่ต้องการใช้ subsystem ที่มีใช้มาแต่เดิม โดยไม่ต้องทำการ input เข้าไปใน ERP package ด้วยหน้าจอ input ของ ERP package โดยตรง หรือกรณีที่ต้องการ input เข้าไปใน ERP package ผ่าน web อาจมีกรณีที่ต้องการ output ออกจาก ERP package ด้วย output subsystem ที่สร้างขึ้นใหม่ภายนอก ในกรณีที่ต้องการสร้าง interface ที่ ERP package ไม่สามารถตอบสนองได้เช่นนี้ จะต้องสร้างระบบภายนอกระบบ ERP ที่สามารถเชื่อมต่อกับระบบ ERP ขึ้น

6. การพัฒนาแบบ add on และการสร้างระบบภายนอก
การพัฒนาแบบ add on และการสร้างระบบภายนอกทำได้ดังนี้
- วิธีการพัฒนาแบบ add on เป็นการพัฒนา software module เพิ่มขึ้นมา โดยข้อกำหนดของ business process ที่ต้องทำให้สำเร็จโดยใช้ add on software นั้น จะถูกกำหนดไว้ในขั้นตอนการออกแบบ business process รวม และต้องพัฒนาให้ตรงกับความต้องการของ business process อย่างถูกต้อง
- วิธีการสร้างระบบภายนอก มีทั้งกรณีที่เป็นการพัฒนา software เฉพาะของตนเอง ซึ่งจำเป็นต้องพิจารณาจุดต่าง ๆ และกรณีที่นำ package พิเศษเฉพาะ จำเป็นต้องเลือก package และนำมาใช้

7. การสร้าวงเทคโนโลยีในการสร้างระบบ
การพัฒนาระบบ ERP ในการนำ ERP มาใช้นั้น ถือว่าเป็นการสร้างระบบสารสนเทศ ขนาดใหญ่ที่ใช้เทคโนโลยีสารสนเทศล่าสุด เพราะ ERP package นั้นทำงานทำงานได้ภายใต้ database software และ operating system ล่าสุดบน high capacity disk subsystem และมีการใช้ Microprocessor ที่มีประสิทธิภาพสูง นอกจากนี้ network ที่ใช้ก็เป็นเทคโนโลยีสารสนเทศล่าสุด เช่น network ของ IP(Internet Protocol) แบบใหม่ หรือ mobile network เป็นต้น ทั้งนี้เพื่อให้ได้มาซึ่งประสิทธิภาพที่ต้องการ และการทำงานของระบบที่มีเสถียรภาพ ดังนั้นการสร้างพนักงานที่มีความรู้ความเชี่ยวชาญ และการมีที่ปรึกษาที่เชี่ยวชาญคอยสนับสนุนจึงมีความสำคัญมาก

8. การทดสอบ
การทดสอบเป็นขั้นตอนที่จะทำให้เห็นได้ชัดว่า การนำ ERP มาใช้นั้นเป็นการ ออกแบบ business process ตาม business scenario สิ่งสำคัญของการทดสอบคือต้องทดสอบว่า business process ที่ถูกพัฒนาขึ้นมานั้นเป็นไปตาม business scenario ที่คาดหมาย การทดสอบเป็นขั้นตอนที่สำคัญในการให้ความรู้เกี่ยวกับการทำงานล่วงหน้าแก่ผู้ที่อยู่หน้างานซึ่งจะเป็นผู้ใช้ระบบ ERP รวมถึงการให้ ความรู้เกี่ยวกับ business process และการเตรียมความพร้อมการใช้งานเพื่อทำให้ผู้ที่อยู่หน้างานสามารถใช้งานระบบ ERP ได้อย่างมีประสิทธิภาพ